ビジネスQ&A

増員のための採用を成功させるポイントを教えてください。

ネットワークサービスを展開する会社です。社員数が増えたため、総務担当者を増やしたいと担当部署から言われているのですが、そもそも採用の必要があるのかどうか、また採用する場合に押さえるべきポイントについて教えてください。

回答

業務量増加による人員不足は、直ちに採用すればよいというものではありません。場合によっては余剰人員ともなりかねませんので、現状調査と業務の見直し等の検討を経たうえで、採用の有無を考える必要があります。実際に採用の必要がある場合にも、雇用形態やかかるコストを考えなければなりません。

担当部署からの増員の要請に逐次応えていると、不要に労務コストがかさむ可能性があります。特に総務部門の業務は、直接利益を生みにくいため、採用以前に増加した業務の棚卸しをし、業務の効率化や改善を図れないかを検討する必要があります。

そのプロセスは、以下のとおりです。

最初にするべきは、担当部署の業務の棚卸しです。各従業員が行う1日ごと、1週間ごと、1ヶ月ごとの業務を明確にします。一覧表にしておくとよいでしょう。

業務の棚卸しができたら、それぞれの業務のランクづけをします。単純作業で重要性が低いか、あるいは高いか、専門性を必要とするものか、ルーティンワーク（手順や段取りが決まりきっている業務）で覚えれば誰でもできるものか、などで判断します。そのほか、全体の業務の流れなども明らかにしておきます。

ランクづけされた現状業務について効率化や改善を図れないか、検討を加えます。以下のポイントで考えるとよいでしょう。

なくせないか？
業務の目的を再考し、その業務はなくせないかを考える。
例）そもそも書類の作成をやめる。
一緒にできないか？
複数の業務をまとめて処理することで、時間効率を図れないかを考える。
例）業務発生ごとに処理していたものを、数日分まとめて処理することにした。
順序を変更できないか？
作業順序を入れ替えることで、効率化できないかを考える。
例）最後にしていたチェックを途中で行うことで、訂正にかかる時間が短縮される。
単純化・簡素化できないか？
簡略化したやり方で、同じ成果を生み出せないかを考える。
例）データ入力項目の見直しにより、不要な項目を自動計算できるようにする。

そのほか、業務のIT化、5Sの取組み、人材育成、などによる改善も考えられます。

以上の効率化・改善の結果、それでも人材が必要であれば、人材投入を検討します。

このとき、直ちに採用募集を決めるのではなく、人が育つまで派遣人材で対応できないか、他部門の協力を得られないか、などの検討をすることも必要です。場合によっては、アウトソースも検討項目になるでしょう。

人材の確保を進める際は、直接の募集採用を決めた場合でも、以下について考える必要があります。

業務内容が補助的なものか否か、今後も業務量が増える予定か、などによります。

短期的（コスト的）または長期的（投資的）な視点を考えることです。他の人材が育つまでの雇用か、あるいは今後の経営目標を考え、積極的に投資資本として採用するのか、を考える必要がありますが、当然ながら、コストの抑制も考慮しなければなりません。

回答者

社会保険労務士　吉岡　早苗