増員のための採用を成功させるポイントを教えてください。

【採用以前にすること】

担当部署からの増員の要請に逐次応えていると、不要に労務コストがかさむ可能性があります。特に総務部門の業務は、直接利益を生みにくいため、採用以前に増加した業務の棚卸しをし、業務の効率化や改善を図れないかを検討する必要があります。

そのプロセスは、以下のとおりです。

1.現状：業務の棚卸し

最初にするべきは、担当部署の業務の棚卸しです。各従業員が行う1日ごと、1週間ごと、1ヶ月ごとの業務を明確にします。一覧表にしておくとよいでしょう。

2.業務分析

業務の棚卸しができたら、それぞれの業務のランクづけをします。単純作業で重要性が低いか、あるいは高いか、専門性を必要とするものか、ルーティンワーク（手順や段取りが決まりきっている業務）で覚えれば誰でもできるものか、などで判断します。そのほか、全体の業務の流れなども明らかにしておきます。

3.効率化・改善の検討

ランクづけされた現状業務について効率化や改善を図れないか、検討を加えます。以下のポイントで考えるとよいでしょう。

• なくせないか？
  業務の目的を再考し、その業務はなくせないかを考える。
  例）そもそも書類の作成をやめる。
• 一緒にできないか？
  複数の業務をまとめて処理することで、時間効率を図れないかを考える。
  例）業務発生ごとに処理していたものを、数日分まとめて処理することにした。
• 順序を変更できないか？
  作業順序を入れ替えることで、効率化できないかを考える。
  例）最後にしていたチェックを途中で行うことで、訂正にかかる時間が短縮される。
• 単純化・簡素化できないか？
  簡略化したやり方で、同じ成果を生み出せないかを考える。
  例）データ入力項目の見直しにより、不要な項目を自動計算できるようにする。

そのほか、業務のIT化、5Sの取組み、人材育成、などによる改善も考えられます。

4.人材投入の検討

以上の効率化・改善の結果、それでも人材が必要であれば、人材投入を検討します。

このとき、直ちに採用募集を決めるのではなく、人が育つまで派遣人材で対応できないか、他部門の協力を得られないか、などの検討をすることも必要です。場合によっては、アウトソースも検討項目になるでしょう。

【人材の募集採用を決めた場合】

人材の確保を進める際は、直接の募集採用を決めた場合でも、以下について考える必要があります。

1.雇用形態（正規社員、パートタイマーなど）を考える

業務内容が補助的なものか否か、今後も業務量が増える予定か、などによります。

2.採用・労務コストを考える

短期的（コスト的）または長期的（投資的）な視点を考えることです。他の人材が育つまでの雇用か、あるいは今後の経営目標を考え、積極的に投資資本として採用するのか、を考える必要がありますが、当然ながら、コストの抑制も考慮しなければなりません。

回答者

社会保険労務士　吉岡　早苗

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